天隆集团公司霍洛湾煤矿行政、公务类管理制度汇编
1、矿长办公会议制度……………………………………………31
2、矿行政会议制度………………………………………………32
4、印章管理办法…………………………………………………36
6、档案管理制度…………………………………………………42
6.1、档案统计制度………………………………………………42
6.2、档案安全保密制度…………………………………………43
6.3、档案库房管理制度…………………………………………43
6.4、机关档案归档制度…………………………………………44
6.5、档案资料借阅制度…………………………………………44
6.6、档案鉴定销毁制度…………………………………………45
6.7、档案工作“三纳入”制度…………………………………46
6.8、档案部门“四参加”制度…………………………………46
(二)行政、公务类
矿长办公会议制度
一、矿长办公会议由矿长、书记、副矿长、副书记和总工程师组成，由矿长或矿长委托副矿长主持。
二、根据会议内容需要，有关部门负责人可列席会议,综合办公室主任或副主任参加会议并负责会务工作。
三、矿长办公会议主要研究讨论年度计划内的日常基建生产经营和行政管理方面的重要工作，听取副矿长或有关部门负责人的汇报，决定行政日常工作方面的有关事项。
四、矿长办公会议的议程，由综合办公室主任根据各部门的请求、要求，副矿长、副书记的意见报送矿长确定。
五、凡提请矿长办公会议研究决定的问题，须先做好充分准备，并将书面材料提前一周交综合办公室，涉及几个部门的问题，相互间要在会前进行充分的协商。
六、向矿长办公会议汇报问题，要简明扼要，有针对性，对方案或存在的问题，提出具体明确的意见。
七、矿长办公会议的有关人员要服从会议的安排，不得缺席。如有特殊情况不能参加时，向会议主持人请假。
八、矿长办公会议原则上每月召开一次，根据工作需要不定期召开。
九、矿长办公会议形成的决议、纪要，由综合办公室负责草拟、呈签、印发，相关单位、部门组织实施;会议形成的专业性文件，由业务部门草拟，综合办公室审核、呈签、印发，相关部门执行。
十、矿长办公会议形成的各项决议，决议事项的落实执行情况，由办公室负责及时完成并督查、催办和反馈。
矿行政会议制度
一、主持人：矿长或矿长委托人。
二、参加人：矿级领导及有关单位负责人。
三、时间：原则上每月召开一次，特殊情况可随时召开。
四、要求：会议内容由办公室负责收集提交主持人，同时负责会议记录和纪要的整理并负责会议监督催办工作。
五、内容：研究制定中长期发展规划，研究解决矿当前存在的问题，安排本月主要工作，讨论规章制度的建立和废除，以及对职工的奖励处罚，听取部门的工作汇报，贯彻落实上级指示精神及其它须经会议讨论决定的重大问题。
综合办公室管理制度
为了使综合办公室的办公规范化、制度化、科学化，提高办公工作效率和质量，树立办公室人员良好的形象，制定本办法：
一、纪 律
1、遵守办公时间，按时上下班，不得迟到、早退。因病、因事不能按时上下班时，必须以书面形式向部门负责人或分管领导请假。
2、办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语：您好请谢谢对不起再见。同时在工作中应当保持肃静，不得大声喧哗、闲聊。
3、办公设施和用具摆放整齐，保持整洁。
4、办公时间不准收看电视、上网聊天、打游戏或上网浏览与工作内容无关的事。
5、办公室人员要树立服务意识，要在上级与下级、部门与部门之间起桥梁作用。
6、办公室工作人员应注重仪表，上班时着装整齐，任何人不得在办公区穿拖鞋、着背心或赤背。
7、艰苦朴素，勤俭节约，不浪费纸张、笔墨，人员离开办公室应随手关灯。
二、卫 生
1、办公室应保持清洁，办公用具无积尘，玻璃板下无杂物 , 墙壁无蜘蛛网、污渍，痰盂、烟缸、纸篓勤清洗，无陈积。
2、办公室内地面无烟头、痰渍，无纸屑、果皮和其它杂物。
3、窗户玻璃明亮、干净。
三、文件起草
1、文件起草人员要加强业务知识的学习，搞好资料积累，不断提高写作能力，达到观点明确、重点突出、文风严谨、文字简练的要求，文种、格式符合要求，内容、数字、文字准确。
2、文件起草人员要认真领会领导的意图、思想敏锐，反映快捷，注重质量，讲求时效;格式正确，书写规范。
3、文件起草人员要坚持实事求是，克服大话、空话、假话等不良风气，客观、真实、准确地反映事物的本来面目。
四、文件呈批
1、呈送上级领导审批的公文必须是打印件，其文种、格式必须符合公文写作要求，内容正确，文字准确。
2、呈送矿部门拟写的公文在文稿前附《霍洛湾煤矿()发文稿纸》。
3、呈送上级机关或地方来文，均由办公室秘书按来文收文号登记，并附《文件阅办单》，必须签有承办人、领导的意见，逐级呈批后归档。
五、公文印发
1、办公室应将公文文种、格式存放在计算机硬盘内，首先打印初稿，待矿领导审签后再用正式公文头纸印发;
2、打印经矿领导签发的文件时，必须反复校核，无错字、别字、漏字、漏页，文字清晰，准确无误后，方能按文件规定分发。
3、翻印上级机关下发的秘密公文，应经矿领导批准，严格控制印数。
六、电脑与存贮设备
1、电脑要指定专人管理，其他人员不得擅自上机自行操作。
2、不得使用电脑播放与工作、学习无关的光盘或打游。
3、软盘、U盘归单位所有，指定专人保管，软盘记录的文件、资料，任何人不得据为己有，私自保存。
4、及时做好电脑硬盘内重要数据、文档等资料的备份工作，以防电脑故障后造成重大损失。
5、备份软盘、 U 盘由专人保管，不得擅自交他人代管或借用，确因工作需要借用，必须办理借用手续，使用时严禁在软盘上增删文件内容，用完后及时退回。
七、接 待
日常的接待工作由综合办公室负责处理
1、投诉：
(1)、 接待人员必须文明用语、态度和蔼、热情周到、廉洁正派，不得与之发生冲突或吵闹。
(2)、 对矿各部门或地方转来的意见、投诉类信函、电话等，及时记录备案，及时转送或转告各分管领导，按投诉内容，由各分管领导处理。
(3)、 办公室根据投诉、信访等内容应及时督促相关部门，将处理情况书面汇报并回复来函者。
2、待客：
(1)、 接待来客应热情周到，合理安排陪同人员，实行对口接。
(2)、 厉行节约，不搞铺张浪费。
印章管理办法
一、目的
为了规范印章管理，维护我矿形象和合法权益，实现印章管理的制度化和规范化，特制定本办法。所有用印手续均按照本办法履行签字审核手续。
二、印章的分类
我矿的印章根据用途、类别分为：矿公章、财务专用章、部门内部公章。
三、具体内容
1、管理
(1)、各类印章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件、合同等公章保管人有权拒印。
(2)、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确需将公章带出，须提交申请，经矿长批准后，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。
(3)、各类公章的保管人严格执行印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。
(4)、综合办公室主任不在岗时需由指定专人代管，双方做好印章的临时交接手续。
2、各类印章的适用范围：
(1)、矿印章的使用范围：
①、矿对外签发上报的文件
②、矿与相关单位联合签发的文件
③、由矿出具的证明及有关资料
④、矿向上或对外提供的财务报告
⑤、我矿的章程、签订的协议
⑥、员工的调动、任免及聘用
(2)、财务用章主要用于我矿内部的货币结算和现金付讫等相关业务。
(3)、部门内部公章主要用于部门内部向上或经矿里审核后对外发布的各类通告信息等。
3、各类印章的管理
(1)、矿公章的保护和使用
①、公司公章由综合办公室主任负责保管与使用。
②、使用公章需履行登记手续，由经办人到综合办公室填写《公章使用登记表》，写明印事由，并经综合办公室主任审核同意后，方可用印。
③、以矿名义上报、外松、下发的文件、资料的。综合办公室主任同意，经由矿长或分管领导审阅批准后方可加盖印章。
④、任何人不得以任何理由要求在空白的书面上加盖印章。
(2)、财务专用印章的保管与使用
①、财务专用章由财务科长负责保管。
②、财务专用不得交于出纳人员自行保管和使用。
③、除正常的财务需要用到财务专用章外，其他的事项必须经过财务科长报请矿长批准后方可使用，履行登记手续写明用章事宜，经审核同意后，方可用印。
④、任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章。
(3)、部门印章的使用
①、部门印章规则部门负责人保管
②、部门印章只限于部门对矿内部证明和书面往来内容使用或在矿里批准情况下，所在部门服务信息的对外发布。
③、严禁部门越权使用印章或私自代替矿同其他团体及个人签订协议或任何形式的书面文书。
四、失职责任
由于审批人的过错或者印章保管人的过失行为所履行盖章手续而导致矿里遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由矿里酌情处以相应经济处罚。
三费管理制度
一、办公费管理制度
1、办公费包括：电话、传真、打印机、打印图纸、办公用品、档案用品等日常小型费用支出。
2、办公费由综合办实行统一管理，建立各科、室、队办公费用登记表，其业务量大小、核定费用，超资部分费用自理。
3、凡配置微机的科、室、队，内部文字材料打印由自己负责，以矿上报文件由办公室按文件标准统一印制。为免避免多头维修，对微机维修实行统一检修制度，微机打印机、传达室真机所需消耗材料提前计划报办公室统一购置。
4、电话根据对外联系业务量大小进行核定，矿长(书记)：160元/月，副矿长100元/月，机关科室正职50元/月，机关副职、非机关正职25元/月。
5、由综合办负责办公用品的统一采购、保管、发放。发放时间为每月月初1-3日，其它时间一般不予发放，同时各部门要指定一名办事员按期领取。
二、来客接待用餐管理制度
1、接待用餐标准
(1)、天隆集团、煤炭分公司级领导、地方官员：便餐25元/人.餐;宴请50元/人.餐。
(2)、两级公司部门级领导、地方部门级领导，便餐：20元/人.餐;宴请40元/人.餐。
(3)、两级公司部门一般人员、普通客人，便餐：15元/人.餐，宴请30元/人.餐。
(4)、厂家等非系统内的常住客人，除礼节性的接待按上述级别标准执行外，日常用餐原则上一律自理，矿里仅提供用餐场所，给予适当补贴。
2、审批程序
(1)、两级公司领导或地方官员来矿检查指导工作时，由矿长或矿长指定的其人矿领导接待，宴请由矿长签批，矿长不在时由分管常务矿领导签批后，由办公室按“标准”派餐。
(2)、两级公司部门及地方部门级领导来矿时，由分管领导对事对口接待，宴请由矿长签批后，办公室按“标准”派餐。
(3)、公司系统和地方业务联系单位的部门业务人员来矿，由相应业务科室接待，宴请经办公室分管矿领导审批后由办公室按“标准”派餐。
(4)、系统内大型活动(会议检查验收)由矿长签批后办公室详细安排。
(5)、便餐由负责接待的矿领导或部门通知办公室，统一由办公室“标准”派餐。
(6)、外出联系业务需招待时，应事先和主管矿长申请，由主管矿长确定标准后，方可进行操作。
(7)、确因业务所需或参加礼仪场会，需馈赠纪念品应事先由矿长批准后方可馈赠，纪念品由办公室事先统一购置。
3、发生接待费的单位按财务审核程序每一个月结算一次。
4、其他
(1)、原则上中午公司系统内员工不宴请。
(2)、对外来客宴请，办公室要派人参加，严格掌握。
三、非生产车辆管理制度
1、用车范围
(1)、矿级领导
(2)、科室负责人
(3)、确因工作特殊，任务紧急必须配备车辆方可办理业务的科室工作人员(如提款等)。
(4)、矿内安排午间、夜间值班期间，确需到现场巡查的值班人员。
(5)、职工及家属发生急病或其它意外紧急情况，无法解决交通工具，需及时外出抢救的职工及家属。
(6)、两级公司或地方政府组织会议、学习需统一安排车辆接送的人员。
(7)、上级单位和业务往来单位来矿联系工作需派车接送领导或人员。
2、审批办法
(1)、科室领导用车时填写用车单，经分管办公室的矿领导审批后由办公室派出。
(2)、科室工作人员因工作特殊任务紧急用车时必须填写用车单，经科室负责人同意，报分管办公室的矿领导审批后由办公室派出。
(3)、午间、夜间值班人员到现场巡查工作用车或其他人员调用值班车，均由值班领导派出。
(4)、参加会议、学习人员用车，凭会议、学习通知单或由办公室核实后派出。
(5)、上级单位和业务往来单位用车，由负责接待人员和办公室联系后，由办公室酌情派车。
3、其他
(1)、非生产车辆统一由综合办公室管理，保证车辆的正常派用。
(2)、日准备用车部门一般均需向管车部门提前通知或申请，以便管车部门酌情统筹安排车辆，同一部门一日内在同一线路一般不予重复安排用车(紧急特殊情况例外)。
(3)、部门报送报表或文件材料一律不予派车，统一交办公室传递。
(4)、凡外出用车均要按审批程序办理手续，实事求事申请用车，不得假公济私，虚冒骗取，也不得擅自延长或改变行车路线，一经查实，除本人承担该次用车费用外，另处200元的罚款。
(5)、除伊旗、矿区以外的业务，原则上不予派车，一律按出差给予办理。
档案管理制度
一、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
二、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
三、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
四、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
五、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
档案统计制度
一、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
二、及时、准确登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
三、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
四、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
五、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
档案安全保密制度
一 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
二、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
三、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
四、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
档案库房管理制度
一、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
二、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
三、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
四、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
五、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
机关档案归档制度
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续 。
档案资料借阅制度
一、借阅档案，履行审批手续，办理借阅登记，借阅完毕由借阅者填写档案利用效果登记。档案管理人员负责查找，借阅者一律不得进入档案库房，也不准代借代查。档案是在阅览室查阅，还是借出外用须在请求批准时说明。
二、机关工作人员借阅档案，凡保密的档案材料，一律由分管领导批准;凡非保密性档案材料，由办公室主任批准。
三、外单位借阅档案材料，须持身份证和单位介绍信，经分管领导批准。原则上不提供对外服务。
四、借阅档案者必须严格遵守党和国家保密纪律，不得泄密。对泄密者要追究责任，酌情予以处理。
五、对借阅的档案，不准污损、折卷涂改，更不准私自抽取卷内文件，违者按有关规定予以处罚。
六、如发现档案丢失时，除说明原因、追究责任外，还应立即向保安部门报案，并汇报分管领导。
档案鉴定销毁制度
一、档案的鉴定与销毁必须按规定的程序进行.一切档案未经鉴定、批准，不得销毁。
二、档案的鉴定分以下两个方面：
1、初步鉴定：与档案的立卷同步进行。任务是确定文件、资料是否归档的界限，制定档案的保管期限。
2、期满鉴定：按照保管期限进行鉴定。任务是审查案卷的保存价值，确定案卷是否销毁。
档案通过鉴定，要求达到保管期限准确，质量达标，鉴定中发现档案不准确、不完整，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
三、档案鉴定工作要在办公室主任主持下，由档案室和有关部门的专业人员组成鉴定小组，依据档案的保管期限和有关法规，有组织、有计划地进行。要采取直接鉴定法，即对保管期满的档案，均须直接地、逐件、逐步地进行审查，按实际情况判定其价值，决定其销毁或延长保存期限，并注明鉴定意见。保管期限未满的档案资料不得销毁。
四、批准销毁的档案，要编制档案销毁清册，写出销毁内容分析报告，经复审后方可销毁。
五、销毁档案必须指定专人监销，销毁人和监销人要分别在销毁清册上签字。档案销毁任务完成后将销毁清册存档。
档案工作“三纳入”制度
公司档案材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序：列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划;列入公司部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
档案部门“四参加”制度
公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，主持单位或部门要提前通知档案部门参加与验收文件材料，并及时归档。
